EM TEMPO DE CRISE, INFORMATIZE A EMPRESA

“O poder da informação bem armazenada nas empresas dá ao empresário total segurança sobre o que comprar, como vender, quais são os pontos fortes e fracos da empresa, de maneira tal que pensar em voltar aos métodos manuais e planilhas para cortar custos de T.I., equivale ao suicidio”

É em época de aperto de cinto como o momento econômico atual que pequenas empresas decidem erroneamente reduzir os serviços de T.I. incluindo Sistemas ERP como argumento de corte de custos. Na verdade a massificação do uso de Sistemas de Informação e da tecnologia de comunicação na empresa, vão permitir o aumento da produtividade e de volume de negócios no momento de crise.

Está claro para o pequeno empresário que dominar ferramentas de controle e gestão faz parte das atividades cotidianas. O que não impede que várias empresas ainda insistam em controles manuais, sem o apoio de Sistemas.

O processo de impatação de sistema hoje esta muito simlificado e o responsavel de informatica conta com diversas ferramenta de apoio e gestão. Claro que o acompnhamento de um profissional.

Existe um momento na empresa em que você terá que avaliar os processos administrativos e a eficácia deles, questionando a metodologia existente.

Se há um software de gestão implantado, ele pode estar requerendo atualização, pode estar obsoleto tecnicamente, pode ter sido mal dimensionado na aquisição, outros fatores como crescimento da empresa, mudança de foco, previsões de crescimento podem influenciar a necessidade de mudança.

Se seu processo é manual então sua necessidade de mudança é mais urgente. Vou afirmar que não existe processo manual confiável e rápido. Vou afirmar que não existe processo manual que esteja aliado á produtividade. Se processos informatizados estão passíveis de falha, o processo manual quadruplica essa possibilidade.

São motivos para a mudança/melhoria de seu processo administrativo:

– Grande volume de papéis em circulação na empresa
– Lentidão nos processos de Venda e emissão de documentos fiscais
– Duplicidade de informação em diferentes relatórios emitidos por diferentes setores
– Falta de informação ou lentidão na obtenção da mesma
– Possibilidade de perda financeira devido á falta de controle das vendas
– Impossibilidade de mapeamento financeiro (Fluxo de Caixa)
– Muito tempo dos dirigentes na apuração de resultados
– Impossibilidade de crescimento

EM TEMPO DE CRISE, INFORMATIZE A EMPRESA

Como começar

Os primeiros passos dependerão das respostas dadas às questões abaixo, as quais podem determinar o nível do Sistemas e de equipamentos que atenderão a empresa, permitindo uma melhor seleção dos fornecedores.

Diagnóstico

A empresa pode realizar o levantamento de suas necessidades ou contratar um profissional que os oriente.

– Como estão os controles atuais?
– Como está o parque de equipamentos e a rede?
– Quais recursos de informática estão atualmente em uso na empresa?
– Os recursos disponíveis atendem ás necessidades da empresa?
– Há como investir ou melhorar os recursos atuais?
– Quais as necessidades de informação de cada setor da empresa?
– Como cada setor obtém essas informações e com que nível de dificuldade?
– A direção da empresa recebe relatórios periódicos com dados confiáveis sobre desempenho de vendas, estoque e finanças?
– Como seu cliente seria afetado com a melhoria do processo em sua empresa?
– Como a produtividade de cada funcionário pode aumentar com um Sistema integrado?
– Há confiabilidade nas informações apresentadas diariamente?

Entenda: O software degestão existe para auxiliar sua empresa nas necessidades dela; não considere o ERP como uma cesta de soluções prontas. O fornecedor não conhece o seu negócio.

Uma vez que você decidiu pela implantação, faça-o com a propriedade de quem traçou um plano e sabe onde quer chegar.

Recentemente estivemos envolvidos com um trabalho em uma empresa que realizaou compras vultosas de matéria-prima para sua indústria e que foi surpreendida com o bloqueio de seus créditos de ICMS em razão de que a empresa fornecedora do material teve sua Inscrição Estadual cancelada por fraude.

Ao defender-se, a empresa compradora justificou a compra, o transporte e o devido pagamento da mercadoria; Não adiantou. A Secretaria da Fazenda considerou fraude inclusive da empresa compradora, retirando os direitos aos créditos de impostos. Na ocasião da compra, o fornecedor
possuía a devida inscrição no Sintegra e os Danfes são todos válidos. Os títulos foram emitidos e pagos em Banco em nome da empresa fornecedora. O que estaria errado?

O que assegura á você comprador, que mesmo tomando as devidas providências de registro de sua compra e verificando a idoneidade fiscal de seus fornecedores – através de certidões ou emissão do Sintegra – sua empresa não será implicada em caso de tratar-de de empresa criada para fraudar impostos? Nada assegura. O que presenciamos foi a implicação da empresa compradora 3 anos depois da aquisição do material, mesmo estando com todas as provas de licitude e boa fé. Cabe agora á empresa compradora provar em processo judicial sua inocência, ou perderá definitivamente os
créditos de impostos á ela atribuídos. Trata-se de punição retroativa da qual a empresa que está
realizando negócios hoje, tem que buscar histórico e analisar o risco que determinado fornecedor poderá causar.

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